1. 手順1：辞めた若手に聞くべき「本当の理由」を洗い出す

2. 手順2：紙とFAXの業務を「見える化」して工数を測る

3. 手順3：改善する業務の優先順位を決める

4. 手順4：ツール導入後の定着を確認する

手順1：辞めた若手に聞くべき「本当の理由」を洗い出す

退職者アンケートを取らずに「給料が安いから辞めた」で片付けていないでしょうか。

実際に辞めた若手に聞くと、日報をFAXしろと言われた、写真を現像して台紙に貼らされた、発注の色番をFAXの手書き文字で読み間違えられた、といった声が意外と多く出てきます。

ここでつまずくのは「うちは職人気質だから若手にIT環境なんて求めていない」という思い込みです。求めていなくても、若手側は転職先を比較するときに無意識でIT環境を見ています。

洗い出しの具体的なやり方

退職面談が無理でも、在籍している20代の職人に「入社前と入社後でギャップだった業務」を1対1で聞いてください。給料以外の答えが3つ出たら、それが着手すべき優先順位です。

手順2：紙とFAXの業務を「見える化」して工数を測る

次にやるべきは、紙とFAXにかかっている時間を実際に測ることです。

発注書の手書き、日報の転記、写真の現像・貼り付け、FAX送付後の電話確認。現場が10件あれば、これだけで月20時間は飛んでいる会社が珍しくありません。

測り方の手順

• 事務員・現場監督に1週間、紙業務にかかった時間をメモしてもらう
• 発注書1件あたりの作成時間×月間発注件数で工数を算出する
• FAX確認の電話往復の回数を数える

ここでつまずくのは「感覚的に忙しいのはわかっている」で数字化をサボることです。数字がないと、経営者が「うちはそこまでひどくない」と過小評価してしまい、改善が後回しになります。

手順3：改善する業務の優先順位を決める

すべてを一気にデジタル化しようとすると、現場が混乱して逆に離職を早めます。優先順位をつけて1つずつ潰してください。

判断基準はシンプルです。「若手が入社1ヶ月で最初に触る業務」から手をつけます。日報と写真管理は入社直後から毎日触るので、ここが紙のままだと初日から古い会社という印象がつきます。

発注書やFAXでのやり取りは、若手が直接触るまで時間差があるので優先度は2番手で構いません。

ここでつまずくのは、経営者自身が使い慣れたFAXへの愛着から、優先順位を「自分がラクな順」で決めてしまうことです。基準は常に「若手が最初に触るかどうか」に置いてください。

手順4：ツール導入後の定着を確認する

デジタルツールを入れても、1ヶ月後に紙の日報が復活している会社をよく見かけます。原因はだいたい同じで、60代のベテラン職人が使い方に慣れる前に「やっぱり紙のほうが早い」と言い出し、若手もそれに合わせてしまうパターンです。

定着を確認する3つのチェック

• 導入2週間後、全職人が自分でスマホ入力できているか
• ベテラン職人が入力を若手に丸投げしていないか
• 元請への日報提出が紙に逆戻りしていないか

ここで1つでも崩れていたら、ツールが難しすぎるか、現場に合っていない可能性があります。

塗装業界では今、後継者不足を背景にM&Aで大手に統合される中小塗装会社も増えています。紙とFAXの運営を放置したまま高齢化した組織は、買い手から見ても評価が下がりやすく、事業承継の選択肢まで狭めてしまいます。

私たちイーテクノスも、もともと塗装会社を経営する中でこの紙とFAXの壁にぶつかりました。現場で使う色番も職人の癖も、紙の書式では若手に伝わりにくいと痛感し、そこから生まれたのが現場管理アプリのAngaです。日報・写真・発注をスマホで完結できるようにしたことで、若手が「普通に使えるIT環境がある会社」だと感じられるようになります。まずは自社の紙業務がどれだけ若手離れの原因になっているか、洗い出すところから始めてみてください。

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