日報の写真紐付け不足で3日遅延した盲点

手書き日報の写真とコメントが本社で紐付かず、クレーム対応に3日かかった現場があります。何が起きたのか、どう変えたのかを追いました。

1. 築28年・14戸のマンション改修、工期21日の現場でした

2. 3階の見切り部分でクレームが入った日

3. 原因は「日報」ではなく「紐付けの仕組み」でした

4. 次の現場からやり方を変えました

築28年・14戸のマンション改修、工期21日の現場でした

舞台は築28年、14戸の賃貸マンション大規模改修です。工期21日、人工は延べ42人工、外壁塗料は3分艶のシリコン系を28缶発注していました。

現場監督は入社6年目のベテランでしたが、日報だけは昔からのやり方を変えていませんでした。朝礼で出面（その日の作業人数）を確認し、夕方に手書きの日報を1枚書いて事務所に提出する流れです。

写真は各自のスマホで撮って、あとでまとめて事務所のPCに送る運用でした。この「あとでまとめて」が、のちに響いてきます。

改修14日目、3階の廊下天井と壁の見切り(異なる塗装面の境目の処理)部分で、入居者から「継ぎ目が汚い」と管理会社経由でクレームが入りました。

元請から「いつ、誰が、どう施工したか」を聞かれた監督は、日報を見返しましたが、そこには「3F廊下見切り施工」としか書いていません。誰が担当したか、下地処理の状態がどうだったかは書いてありませんでした。

写真フォルダには200枚以上の画像がありましたが、日付順に並んでいるだけで、どの写真がその見切り部分なのか特定できません。結局、写真を1枚ずつ開いて該当箇所を探すことになりました。

事務所の女性事務員と監督の2人で、写真と日報を突き合わせる作業に丸1日かかりました。翌日も午前中いっぱいかかり、合計で12時間ほど費やしています。

その間、元請への回答は保留のままでした。現場の職人は別作業を進めていましたが、原因が特定できないまま次工程に進むわけにもいかず、該当区画の足場だけ2日間動かせない状態が続きました。

写真200枚から1枚探すのに丸1日かかった。あれは二度とやりたくない。

あとで振り返ると、日報自体は書いていました。写真も撮っていました。足りなかったのは、写真と作業内容と担当者を1つの記録として結びつける仕組みです。

手書きの日報は「文字」、スマホの写真は「画像」、それぞれ別の場所に存在していて、誰かの記憶だけが橋渡し役になっていました。担当した職人に直接聞けばすぐわかることでも、本人が翌日別現場に出ていて捕まらない、ということもあります。

この現場では最終的に、見切り部分の下地処理が不十分だったことがわかり、該当箇所だけ研磨からやり直しました。追加でかかった時間は8時間、塗料も3缶追加しています。原因特定に12時間、手直しに8時間、合わせて20時間が「紐付けができていれば」削れた時間です。

この一件のあと、監督は日報の運用を変えました。スマホで撮った写真に、その場で「どこの・誰が・何を」を音声かテキストで残す形にしたのです。

次の現場、築15年の戸建て10棟の外壁塗装(工期12日、人工24人工)では、同じような指摘が入居者から出ましたが、写真と作業内容がその場で紐付いていたため、本社確認は30分で終わりました。

私たちイーテクノス自身も塗装会社を経営していて、まったく同じ「写真と日報が紐付かない」問題に悩んだ経験からAngaというアプリを作りました。現場で撮った写真にその場で音声メモを添えるだけで、日報と写真が自動で1件の記録になります。

本社側は写真を1枚ずつ開いて探す作業がなくなり、クレーム対応のスピードが変わりました。まずは1現場だけ試してみるところから始められます。

Q. 現場日報アプリを導入すると、今の手書き日報はすぐ廃止できますか

いきなり全現場で廃止する必要はありません。まずは1〜2現場で写真と日報の紐付けだけ試して、本社側の確認時間がどれくらい減るか比べてみるのがおすすめです。手応えが出てから他の現場に広げる会社が多いです。

Q. 職人がスマホ操作に不慣れでも使えますか

写真を撮って一言メモを添えるだけの操作なので、LINEが使える方であれば数分で慣れます。文字入力が苦手な方は音声入力で済ませられる仕組みが向いています。

Q. 紐付けができていないと具体的に何が困りますか

クレームや手直しが発生した際、どの写真がどの作業か本社側で特定できず、確認作業に半日〜1日かかることがあります。その間は元請への回答も遅れ、工程が止まる原因になります。